绿色的电子政务:无纸化办公 广东科技杂志 南



    2010年,“低碳”是备受中国人关注的热词。

  以低能耗、低排放为标志的“低碳经济”开始流行于中国,“绿色”成为中国百姓日常生活中最夺目的色彩。

  近年来,广东省科技厅大力有效推进科技电子政务发展,完善行政效能监察和政务公开服务,全面提升科技系统的行政效能和公共服务能力,着力打造科技系统现代化的服务性政府形象。

  广东省科技业务综合管理系统涵盖了省科技厅83%以上的电子信息业务工作。科技业务受理系统由最初各样软件平台的分散型受理到现在的一体化服务型的转变,由最初的手工录入申报信息到磁盘介质导入申报信息,再到现在的条形码机录入申报信息,业务系统的每次改革都体现了优化业务流程的效果、办理业务方便快捷的特点。目前,该管理系统已实现了省科技厅科技业务全流程信息化管理服务,创新了科技业务管理机制,成为全新的全方位科技业务管理平台。

  广东省科技业务综合管理系统的建成有一定的减少纸张消耗的特点,但其流程始终都基于在纸质材料之间的申请、审批等环节中进行,摆脱不了对纸张的依赖。由于各样的细则要求、审批环节、部门之间的协调约束了科技业务系统无纸化的推进。因此,如何简化流程中每个审批环节、完全真正地无纸化办公值得深入思考。

  未来趋势:完全无纸化办公

  随着信息技术的飞速发展,个人计算机和互联网在社会生活中全面普及,省科技系统也基本实现了办公自动化,不仅给我们的工作带来极大的便利,提高了工作效率,也改变了传统的工作方式,使无纸化办公成为可能。

  虽然近年来提出了无纸化办公的设想,推进节约型机关建设,但从实际成效来看,结果并不理想。目前,各级机关纸质文件的使用仍然非常普遍:文件拟制与修改、报送领导、正式文件下发、文件存档等等,使用了大量的打印用纸。虽然也采取了诸如废纸利用、两面打印等措施,但每年机关用纸量以及使用经费仍然十分惊人。同时,造纸使用的原材料主要为木材,纸张的过度使用也是对森林资源的极大破坏,造纸的生产过程还对环境造成严重的污染。

  完全无纸化办公的优势在于通过对各办公要素的闭环整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合管理,将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务,整体提高了业务流程运转的效率和对信息的可控性,降低办公成本,提高执行力,使科技业务管理趋于完善。

  完全无纸化办公的科技业务系统可以建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,使工作人员责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应。

  含有电子印章技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动,它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来,同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字,同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况,而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。

  领导办公可以与工作的各环节紧密结合,动态电子印章认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证实现可靠的身份确认功效,比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证,极大地增加了系统中信息的安全性,而且使用更加方便,更加容易。通过完全办公无纸化的信息化建设,可使省科技系统更加有效地开展电子政务工作,快速提升对外优质服务。

  实施关键:推广电子印章

  优化科技业务系统的重点在于审批环节。基于纸质材料的审批业务占用的工作时间较多,在现行常规业务模式下,各处室负责人几乎要对所有审批业务负责,长期受各种纸质材料事务性工作束缚,客观上难以保证有足够的时间开展深入细致的专业化管理工作。每年的业务流程由受理--承办--审核--批准--办结(返还,难以完全体现出电子信息化办公政务的优越性。

  材料审批和纸质材料的传递所耗的时间是能否提高整个流程效率的关键。

  申报上使用的纸质材料基本上依赖于印章的作用。印章的使用是证明审批是否通过的必要条件。如果将电子印章代替传统印章,审批流程则可以实现全电子化操作,不但减少纸张的使用,而且还有效地缩短了整个办公流程,加快了审批效率。

  【名称解释·电子印章】




上一篇:索尼又做了一款电纸书,想推动教育办公无纸化
下一篇:辽宁省市场监督管理局办公室关于对2018年瓦楞纸