关于费用报销单据填写及审核规范指引通知



关于费用报销单据填写及审核规范指引通知

集团财务各部门、产险公司、寿险公司、信托公司、养老险公司、健康险公司、资产管理公司:

费用报销集中之后,还存在报销单据填写不规范、提交材料不齐全等问题。为规范费用报销管理,避免产生大量退回件,结合报销中的实际情况,特编写了此规范指引,希望可以给各位报销人提供统一的参照,便于报销人及时了解报销规则,以最大限度地提高我们工作效率,确保报销的时效性。

特此通知

集团运营管理中心会计作业部
二○○八年五月二十日

费用报销审核原则

在日常费用报销中,会计作业部仅对发票的合规性进行审核,对费用报销的标准负有审核责任;对于发票事项的真实性,应由经办人及其部门长对此负责。

一、 报销单填制规范

报销单、借款单和付款申请书等自制原始凭证,必须严格按照集团财务部下发的《财务报销须知07版》的要求填写和粘贴,需填写完整(包括报销单张数);报销单填写时,请使用黑色的签字笔或钢笔填写,禁止使用其他颜色的圆珠笔或铅笔填写,禁止使用任何形式在报销凭证上进行涂改,否则,将视为无效单据。

(一)费用报销单

费用报销单

费用报销单下列项目为必填项,在报销单提交时应填写齐全无误:

1、报销部门:

(1)填写报销部门名称,不能直接以部门代码代替;

(2)报销部门应与费用入账的成本中心一致;

A、费用分摊时可填写事项的主办部门,但必须对费用进行分摊,如:复印费需分摊到各个部门的,但报销单上只需要填写主办部门名称即可;

B、代报销时,报销部门的填写应与实际费用承担部门一致。:

2、填报日期:必填项,即报销人填写该报销单的时间。填报日期不应在发票开具日期之前。

3、 M,附单据张数:附单据张数是指附在费用报销单后的粘贴单张数+超过粘贴单⅔面积的附件张数(如:会议通知、OA签报、资产动支签报、采购订单、验收单、表格等),但不包含费用报销单本身及费用动支签报;附单据张数必须是大写,大写书写必须规范、准确,不得出现错别字另、弍、弐、貮、染等。书写标准为:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、壹拾、壹拾壹、---壹拾玖。

4、用途:

(1)体现事项内容;

(2)规避敏感字眼;

(3)避免出现错别字,引起不必要的误解。

(4)如须在一张报销单上填写多种费用的报销,请按报销费用的性质不同分别列明。

5、金额及其合计

6、报销人:填写办理本次报销的经办人,如果是代为报销的,可以按“***(经办人)代***(报销人)”的格式填写。

(二)差旅费报销单

差旅费报销单

1、报销部门:

(1)填写报销部门名称,不能直接以部门代码代替;

(2)报销部门应与费用入账的成本中心一致;

A、费用分摊时可填写事项的主办部门,但必须对费用进行分摊,如:复印费需分摊到各个部门的,但报销单上只需要填写主办部门名称即可;

B、代报销时,报销部门的填写应与实际费用承担部门一致。

2、填报日期:必填项,即报销人填写该报销单的时间。填报日期不应在发票开具日期之前。

3、附单据张数:附单据张数是指附在费用报销单后的粘贴单张数+超过粘贴单⅔面积的附件张数(如:会议通知、签报、表格等),但不包含费用报销单本身及费用动支签报;附单据张数必须是大写,大写书写必须规范、准确,不得出现错别字另、弍、弐、貮、染等。书写标准为:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、壹拾、壹拾壹、---壹拾玖。

4、姓名:填写出差人姓名。

5、职别:填写出差人的职务。如:总经理、部门经理、主任等,普通员工可填写“员工”,也可只注明职级(A类、B类、普通员工),填写差旅费报销单时,需要列明出差人的职级;职别应以人事发文公示为准。此项空缺的,按普通员工标准给予报销;职别信息提供错误的,报销人及经办人自行承担相应责任。

6、随行人员:填写随行人员姓名,无随行人员时可为空。人数较多时可加“等”字;无随行人员则不填。

7、出差事由:

(1)填写具体出差原由,如项目、督导等,要求体现事项内容;

(2)规避敏感字眼。

8、出差起止日期:即出差起止日期和共____天,可用阿拉伯数字表示。

(1)该日期指机票或其他车票所载明启程日至返回日的起止时间;

(2)如果多次出差一次报销

A、出差起止日期应全部涵盖,具体分段在明细日期中体现;

B、“共____天”指实际出差的天数,“共____天”应大于或等于出差明细合计天数。

(3) 填写时需遵循共几日≤(终止日期-起始日期)的基本逻辑原则。

9、明细日期、起讫地点、天数:必填项

(1)明细日期应写明起讫时间。多次出差,一次报销的情况可以分段填写。出差时间应在“出差起止日期”标注的范围之内。

(2)起讫地点应如实填写。

(3)明细较多时,可增加附件说明。

10、报销人:填写办理本次报销的经办人。

(三)现金(支票)借款单

现金(支票)借款单

1、日期:即借款人填写该借款单的日期。

2、部门:填写需要借款的部门名称,不能直接以部门代码代替。

3、借款人:应填写需要借款的内部或外部供应商名称。对外部供应商如需填制经办人,可以在外部供应商后面或另一行填制。

4、借款事由:填写具体借款事项内容,规避敏感字眼。

5、预计还款日期:填写具体的还款时间。

6、借款金额大小写:必填项,

(1)使用统一封闭符号(见样单)。




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